Embora a prevenção seja o caminho mais fácil, mais seguro e barato, não há prevenção capaz de reduzir totalmente a ocorrência de desastres, e assim a preparação para as ações de resposta é muito importante.
Principalmente nos desastres de evolução súbita, a implementação de respostas rápidas e articuladas é fundamental para a redução de danos e prejuízos, e pode inclusive determinar o salvamento de vidas humanas.
A Preparação para Emergências e Desastres é o conjunto de ações desenvolvidas pela comunidade e pelas instituições governamentais, para minimizar os efeitos dos desastres, através da difusão de conhecimentos científicos e tecnológicos, da formação e capacitação de recursos humanos e da articulação de órgãos e instituições com empresas e comunidades.
A fase de preparação compreende, também, elaboração de planos prevendo diversas hipóteses de desastres, e a atuação nas fases de resposta e reconstrução.
Durante a fase de preparação para emergências e desastres o processo de planejamento não é um passo único ou um momento estático, a construção de um plano, mesmo que de alto nível, perde o significado durante esta fase se não for testado e atualizado periodicamente.
O Plano de Contingência é um plano previamente elaborado para orientar as ações de preparação e resposta a um determinado cenário de risco, caso o evento adverso venha a se concretizar.
Deve ser elaborado com antecedência para:
– facilitar as atividades de preparação;
– otimizar as atividades de resposta.
Pode ser:
– mais genérico, abordando a estrutura de resposta a qualquer desastre em uma área, ou
– mais específico, focalizando um cenário em especial.
Este plano responde a seguinte pergunta: Como eu vou responder a este evento, socorrendo e auxiliando as pessoas, reabilitando os cenários e reduzindo os danos e prejuízos, se este evento realmente acontecer?
Já o Plano de Preparação responde a seguinte pergunta: Que tipo de aquisições, alteração de comportamento e treinamentos individuais e coletivos devem ser feitos para que se consiga colocar os planos de contingência em prática em uma situação real? A resposta a esta pergunta, na forma de programas, projetos e ações é o Plano de Preparação.
Princípios para Elaboração do Plano de Contingência
1 – Identificar a responsabilidade das organizações e indivíduos que desenvolvem ações específicas em emergências;
2 – Descrever as linhas de autoridade e relacionamento entre as agências envolvidas, mostrando como as ações serão coordenadas;
3 – Descrever como as pessoas, o meio ambiente e as propriedades serão protegidas durante as emergências;
4 – Identificar pessoal, equipamento, instalações, suprimentos e outros recursos disponíveis para a resposta as emergências e como serão mobilizados;
5 – Identificar ações que devem ser implementadas antes, durante a após a resposta as emergências.
Para montar um Plano de Contingência deve-se responder às seguintes perguntas:
• Qual é o problema?
• Como ocorre o problema?
• Onde ocorre o problema?
• Quando ocorre o problema?
• O que fazer?
• Quem irá fazer?
Passos para Elaboração do Plano de Contingência
1 – Montagem do grupo de planejamento – deve ser abrangente, reunindo autoridade formal, conhecimento técnico (especialistas), e representantes de comunidades afetadas.
2 – Pesquisa
2.1 Revisão de planos existentes – legislação federal, estadual e municipal, normas administrativas, planos aplicáveis á áreas de risco e áreas vizinhas, convênios, acordos de cooperação, entre outros.
2.2 Análise e mapeamento de risco – fundamental para a identificação de medidas de prevenção e preparação. Possibilita definir quais riscos devem ser priorizados, quais ações devem ser planejadas e recursos necessários.
2.3 Identificação dos Recursos Existentes – listar e quantificar recursos comparando os existentes com os necessários.
2.4 Identificação dos aspectos especiais de planejamento – identificar aspectos específicos como características geomorfológicas, via de transporte, grupos com necessidades especiais, área de interesse especial (reservas), entre outras.
3 – Desenvolvimento – elaboração do Plano de Contingência propriamente dito.
4 – Validação – verificar conformidade com a legislação pertinente, procedimentos operacionais padronizados pelas agências com responsabilidade pela sua implementação. Verificar utilidade na prática – simulados.
5 – Aprovações – deve receber aprovação das agências e órgãos envolvidos. Enviar para organizações darem sugestões: Defesa Civil, órgãos ambientais, de saúde, educação, etc.
6 – Teste do Plano – simulação total ou parcial, envolvendo os principais órgãos responsáveis pela implementação do plano e as principais funcionalidades previstas.
7 – Manutenção – documento dinâmico, deve sofrer manutenção sistemática para garantir sua aplicabilidade ao longo do tempo.
Processo de Melhoria – implica processo de revisão periódica e sistemática, 01 vez ao ano e processo de complementação do planejamento visando à adoção de procedimentos operacionais padronizados para a atuação dos órgãos envolvidos.
Estrutura do Plano de Contingência
- Introdução: descreve a competência legal para a elaboração do plano (se for o caso), relacionando os participantes do processo de planejamento, enumerando quem receberá cópias do plano e orientando quanto ao seu uso e atualização. Itens: documento de aprovação, página assinaturas, registro de alterações, registro de cópias distribuídas, sumário.
- Finalidade: breve descrição dos resultados esperados com o plano, ou seja, para que serve.
- Situação e Pressupostos: a quais ameaças ou perigos se refere o plano, caracterização das áreas sujeitas ao plano. Descrição dos cenários de risco que foram identificados na avaliação de risco.
- Operações: abordagem geral para a Contingência: organização local dos órgãos e estruturas de resposta; dispositivos de monitoramento, alerta e alarme e acionamento; condições de ativação do PC; níveis de atuação e implicações; seqüência geral de ação antes, durante e depois da Contingência; procedimentos de coordenação, comando e controle.
- Atribuição de Responsabilidades: detalhar atribuições de cada órgão envolvido. Registrar como as agências e instituições envolvidas na resposta aos desastres serão organizadas, na medida em que forem acionadas, definindo quem organizará as ações, quais as responsabilidades de cada organização, quais as linhas de comunicação e de autoridade.
- Administração e logística: neste espaço são descritos quais os recursos materiais e financeiros serão necessários, como tais recursos serão mobilizados junto ao governo, às organizações não governamentais e às agências voluntárias, como será fornecido o suporte administrativo e logístico, indicando convênios, termos de cooperação, realocação de pessoal dos órgãos envolvidos, procedimentos gerais para compra, locação ou contratação de recursos e orientações para o registro, uso e prestação de contas de recursos financeiros.
- Relacionamento com outros Planos: articulação com outros planos existentes de agência governamentais e não governamentais
- Instruções para Uso do Plano – onde o plano será utilizado, instalações e percursos – fluxo.
- Instruções para Manutenção do Plano – este campo estabelece quem terá a responsabilidade pela atualização do plano e seus anexos. Inclui: melhoria, periodicidade e modalidades de exercícios e treinamentos, procedimentos para avaliação das emergências e responsabilidade para obtenção de informações; atualização da Análise de Riscos, revisão e complementação do plano.
ANEXO: Plano de Contingência